KAI_REPORT

今回は、この秀丸メールがKAIの知的生産活動にとって、いかに欠かせないツールとなっているか、その歴史からご説明したいと思うのであります。

■はじまり

今ではメールと言えばeメールすなわち電子メールを指すのでありますが、KAIにとってこのメールとの出会いは、今から30年以上前にロータス社から発売されたパッケージソフトcc:Mailとの出会いに始まるのであります。

その後Windows95の発売と同時にインターネット環境が一気に普及し、それにともない現在も使用しているドメイン名につながるメールアドレスを取得し、このメールアドレスを使ってやり取りするcc:Mailに替わるメールソフトとしてAL-Mail を採用したのであります。

■秀丸メールとの出会い

そのAL-Mailも、度重なるWindowsの進化に対応できなくなり、代わりのメールソフトを探すことになったのであります。

そこで探し当てたのが秀丸メールであります。

実はKAIは、大半の文書はワープロソフトではなく、テキストエディタの秀丸エディタを愛用して作成していたのでありますが、これに「おまけ」（注１）で付いてくるメールソフトが秀丸メールであったのであります。

注１）秀丸エディタは1997年にわずか数千円で購入し、以来現在まで追加の費用なしで使い続けているソフトウェアであります。秀丸エディタのユーザーは秀丸メールを無償で使用することができるのであります。

■迷惑メールとの戦い

AL-Mail 時代、KAIはこれを仕事で使用していたのであります。

当時1日に受信するメールは数百件とあったのでありますが、幸いその中に迷惑メールと呼ばれるメールはほとんどなかったのであります。

ところがある出版社のホームページから会員情報が流出し、KAIもこれに巻き込まれ、以来迷惑メールが急増したのであります。

この急増に対して、AL-Mailのメール振り分け機能を利用してスパムメールを排除していたのであります。

秀丸メールも同様に、一括振り分け機能を使用してスパムメール対策を行っているのでありますが、まさにこの対策方法にこそノウハウの塊があるのであります。

■メールアドレスは偽装できる

From: XXXX@YYYY.ZZZZ
To:
Cc:
Subject:
Date:
Return-Path:
Received:
MIME-Version:
Content-Type: text/plain;
Content-Transfer-Encoding:
X-Mailer:
In-Reply-To:
References:
Message-Id:

これが一般的なメールヘッダーと言われるものであります。

みなさんが使用するメールソフトが表示するこのメールの送信者は

XXXX@YYYY.ZZZZ

となるのであります。

ところが、メールヘッダーを手動で編集できるメールソフトを使用して、メールヘッダーを以下のように書き換えると、

From: XXXX@YYYY.ZZZZ
From: aaaa@bbbb.cccc
To:
Cc:
・・・

みなさんから見えるメールの送信者は

aaaa@bbbb.cccc

このアドレスだけになるのであります。

これに従来からの迷惑メール対策機能はまったくもって追いついていなかったのであります。

たとえば「order-update@amazon.co.jp」のようなアドレスは正規のアドレスなのでありますが、これをスパムメールが偽装すると、簡単に迷惑メールフィルターを通過してしまうのであります。

この偽装メールで被害にあっているのが、他でもないKAI自身なのであります。

そこらじゅうにKAIのメールアドレスを偽装したスパムメールが送られているために、GmailではKAIからのメールは迷惑メールフォルダに分類されるずっと前にスパムメール扱いになり、受信拒否される始末なのであります。

■効果的なメール振り分け機能

以下が効果的振り分け条件設定の画面になるのであります。

　　　SP振り分け条件１　振り分け先：SPフォルダ
OR　SP振り分け条件２　振り分け先：SPフォルダ
OR　SP振り分け条件３　振り分け先：SPフォルダ
・・・
OR　スパム振り分け条件１　振り分け先：スパムフォルダ
OR　スパム振り分け条件２　振り分け先：スパムフォルダ
OR　スパム振り分け条件３　振り分け先：スパムフォルダ
・・・

この中身についてご説明しますと、SPフォルダとは、KAIが当座保管を必要としますメールで、現在10年間で1万件ほど蓄積されているのであります。

例えば、過去ネットバンキングで支払った履歴を調べたい場合、SPフォルダにあるネットバンキングを利用するたびに送られてくるメールを検索するだけで、たちまち目的のメールを見つけることができるのであります。

受信フォルダについても、同様であります。

例えば1月8日付の受信メールの内訳であります。

・受信フォルダ：31件
・SPフォルダ：8件
・スパムフォルダ：196件

受信メールの内、スパムメールが圧倒的に多いのでありますが、受信フォルダには、SPフォルダにもスパムフォルダにも振り分けられなかったメールが残っているのであります。

これを年度が変わるたびに、新しく昨年の年度フォルダを作成し、そこに古くなったメールの1年分を一括で移動するのであります。

これによって、受信フォルダに少なくなって残っているメールについても、年度さえ特定できれば簡単に目的のメールを見つけ出すことができるのであります。

ここで重要となりますのが、自身が送信したメールの保存と振り分けであります

まずは重要となりますのが、自身が返信なり送信なりするメールには必ずCc:で自分あてのメールアドレスを指定して、受信メールとして受信できるようにすることであります。

これによって自分あてのCc:のあるメールをすべてSPフォルダに振り分けすることができるようになるのであります。

■究極のフォルダ、草稿フォルダ

そして最後は、草稿フォルダについてであります。

もちろんこのブログのエントリーも、草稿フォルダに逐一保存しながら書き上げているのであります。

通常こういった文章は一気に書き上げることはなく、何度か間をおいて書き、その間何度も見直しながら書き上げていくのであります。

複数の原稿を並行して仕上げていく場合も同様に行えばいいのであります。

この作業に欠かせないのが、この草稿フォルダであり、KAIの知的生産活動のベースとなる貴重な存在なのであります。

現在、外出先でこれらの原稿を見直したり追加したりすることはなく、もはやその心配はないのでありますが、もしその必要が生じた場合は単に自分あてに原稿を送信しておけば済むことなのであります。　KAI